Tipps und Tricks – Rückblick auf unsere Veranstaltung vom 20. Mai 2025
Am 20. Mai 2025 fand unsere Veranstaltung „Auf dem Weg zum papierlosen Büro“ statt –voller Impulse, Praxisbeispiele und konkreter Anregungen für Mitarbeitende kirchlicher Einrichtungen, die sich mit digitalen Arbeitsweisen auseinandersetzen. Ziel war es, Wege aufzuzeigen, wie digitales Arbeiten effizienter, transparenter und nachhaltiger gestaltet werden kann – und welche ersten Schritte in Richtung papierloses Büro bereits möglich sind.
Was funktioniert bereits – und wo besteht noch Handlungsbedarf?
Zum Einstieg in die Veranstaltung haben wir mit einem digitalen Umfragetool erfragt, welche Arbeitsbereiche bereits erfolgreich digitalisiert sind – und wo es noch Herausforderungen gibt. Die Ergebnisse zeigten ein differenziertes Bild: Viele Prozesse wie digitale Ablage, Workflow-Systeme für Buchungsanordnungen und Rechnungen, Zeiterfassung oder auch die Nutzung von Clouds und Dokumentenmanagementsystemen sind in den Einrichtungen bereits vorhanden. Auch Urlaubsanträge, Krankmeldungen und die Durchführung von Videokonferenzen erfolgen vielfach papierlos.
Gleichzeitig wurde deutlich, dass es Bereiche gibt, in denen Papier nach wie vor eine große Rolle spielt – sei es bei persönlichen Kalendern, To-do-Listen, Predigten oder auch Urkunden. Auch in der Kommunikation mit Gremien wie dem Presbyterium bleibt der Umgang mit Papier bisher oft unverzichtbar.
Digitale Arbeit braucht ein neues Denken
Ein anschließender Impuls widmete sich der Frage, wie sich Büroarbeit im Zuge der Digitalisierung verändert hat – und welche neuen Denk- und Arbeitsweisen damit einhergehen. Schnell wurde klar: Der Umstieg ins papierlose Arbeiten ist nicht allein eine Frage der Technik. Er bedeutet vor allem, gewohnte Abläufe zu hinterfragen und ein neues digitales Mindset zu entwickeln.
Neben Vorteilen wie schnellerem Zugriff, besserer Nachvollziehbarkeit und mehr Flexibilität wurden auch Herausforderungen benannt – insbesondere im Umgang mit der täglichen E-Mail-Flut oder bei der Auswahl geeigneter Hardware. Die Teilnehmenden wurden ermutigt, nicht jede technische Neuerung automatisch einzuführen, sondern bewusst zu entscheiden, welche Werkzeuge echten Mehrwert bieten.
Tipps zum Umgang mit der E-Mail-Flut:
- Feste Zeiten zur Bearbeitung einplanen
- Kategorien, Markierungen und Farben nutzen
- Automatische Sortierregeln einrichten
- Newsletter und Verteiler regelmäßig aufräumen
- Prioritäten setzen statt alles sofort beantworten
- Den Posteingang regelmäßig strukturieren und archivieren
Mehr aus Outlook herausholen
In einem weiteren Teil der Veranstaltung stand Outlook als zentrales Organisationstool im Fokus. Viele nutzen das Programm täglich – doch oft bleiben hilfreiche Funktionen ungenutzt. Wir zeigten, wie Outlook nicht nur zur E-Mail-Verwaltung, sondern auch für die Terminplanung und Aufgabenorganisation effizient eingesetzt werden kann.
Besonders die integrierte Aufgabenfunktion erwies sich als hilfreiches Werkzeug, um den Überblick, über laufende Vorgänge zu behalten, Zuständigkeiten zu klären und Arbeitsschritte gezielt zu steuern. Ziel war es, Outlook als Unterstützung für einen strukturierten digitalen Alltag erlebbar zu machen.
Digitale Werkzeuge datenschutzkonform einsetzen
Auch der bewusste Umgang mit digitalen Tools war Thema der Veranstaltung – insbesondere mit Blick auf Datenschutz. Vorgestellt wurden Alternativen zu bekannten Anwendungen, die ohne großen Aufwand genutzt werden können und dabei die Datensicherheit im Blick behalten:
Ein webbasiertes Tool zur Aufgabenverwaltung nach dem Kanban-Prinzip. Aufgaben werden auf Karten angelegt und je nach Bearbeitungsstand verschoben. Ideal zur Visualisierung von Arbeitsprozessen – ob allein oder im Team.
Ein datenschutzfreundliches Tool zur Terminumfrage – ganz ohne Anmeldung oder Werbetracking. Einfach, übersichtlich und anonym nutzbar.
Ein gemeinsames Textdokument in Echtzeit – basierend auf Etherpad. Ohne Anmeldung können mehrere Personen gleichzeitig schreiben und Inhalte entwickeln – ideal für Protokolle oder Ideensammlungen.
Digitale Kurznotizen
Als Alternative zu Papier-Post-its bieten sich digitale Notizzettel auf dem Desktop an – etwa über Sticky Notes unter Windows oder die Notizen-App auf Apple-Geräten. Sie helfen, Gedanken festzuhalten und den Schreibtisch frei zu halten – im doppelten Sinne.
Ordnung auf dem Server – digitale Ablage mit System
Im letzten inhaltlichen Beitrag der Veranstaltung ging es um ein zentrales Thema des digitalen Arbeitens: das Dateimanagement. Anhand einer beispielhaften Serverstruktur zeigten wir, wie digitale Ablagen übersichtlich, nachvollziehbar und teamfähig aufgebaut werden können.
Klar benannte Ordner, eine flache Hierarchie, konsistente Regeln und die Trennung von persönlichen und gemeinsamen Bereichen – all das sind Bausteine für eine funktionierende digitale Ordnung. Auch häufige Stolperfallen wie zu viele Unterordner oder uneinheitliche Benennungen wurden thematisiert. Der vorgestellte Aufbau soll dazu anregen, bestehende Strukturen zu überdenken und praktikable Lösungen für den eigenen Arbeitskontext zu entwickeln.
Fazit: Der Anfang ist gemacht – der Weg geht weiter
Die Veranstaltung „Auf dem Weg zum papierlosen Büro“ hat gezeigt, dass viele kirchliche Einrichtungen bereits gute erste Schritte in Richtung digitales Arbeiten unternommen haben. Sie hat aber auch deutlich gemacht, dass es mehr braucht als Technik allein: Der Weg zum papierlosen Büro beginnt im Kopf.
Es geht darum, neue Denkweisen zuzulassen, alte Gewohnheiten zu hinterfragen und die Chancen der Digitalisierung aktiv zu nutzen – ohne dabei den Menschen und den konkreten Arbeitsalltag aus dem Blick zu verlieren. Die vorgestellten Tools, Strukturen und Impulse können erste Orientierung bieten, ersetzen aber keine dauerhafte Auseinandersetzung mit dem Thema.
Papierloses Arbeiten ist ein Prozess – und diese Veranstaltung war nur der Anfang. Weitere Schritte wie Schulungen, technische Weiterentwicklung und kollegialer Austausch werden folgen müssen. Wir freuen uns darauf, diesen Weg gemeinsam mit Ihnen weiterzugehen.